¡Que bueno que estas aquí!
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PROPÓSITO
El objetivo de esta Política de Tratamiento de Datos Personales es dar cumplimiento a la Ley 1581 de 2012 y el capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015, que regula la recolección y tratamiento de los datos de carácter personal y reglamentado mediante el Decreto No.1377 de 2013 y las demás normas que las regulan, modifican, adicionan y/o derogan.
COATS CADENA ANDINA S.A comprometidos con el cumplimiento de la legislación nacional que regula la recolección y tratamiento de datos personales y como responsables y/o encargados del uso de la información de sus EMPLEADOS, CONTRATISTAS, CLIENTES Y PROVEEDORES Y DEMAS PERSONAS NATURALES O JURÍDICAS quienes entreguen sus datos para fines de la razón social de la organización.
A través de esta política extiende su compromiso con el adecuado manejo de los datos personales, garantizando la protección de los derechos al Habeas Data, la privacidad, la intimidad y el buen nombre, consagrados en la legislación colombiana.
Con tal propósito todas sus actuaciones se regirán por principios de buena fe, legalidad y transparencia.
ALCANCE
Esta política aplica a todas las personas naturales y jurídicas quienes entreguen datos personales e información sensible y confidencial a COATS CADENA ANDINA S.A que sea utilizada y/o se encuentre en las bases de datos registradas ante la SIC.
COATS CADENA ANDINA S.A actúa como responsable del tratamiento de los datos personales de todas sus partes interesadas: Accionistas, clientes, colaboradores y ex colaboradores, proveedores, comunidad, grupo familiar, etc.
DOCUMENTOS/ REFERENCIAS/REGISTROS APLICABLES
DEFINICIONES
Para efectos de la aplicación de las reglas contenidas en el presente documento y de acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, el decreto reglamentario 1377 de 2013 y el decreto 1074 de 2015 en su capítulo 25:
a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales;
b) Aviso de privacidad: Documento físico o electrónico generado por el responsable del Tratamiento que es puesto a disposición del titular con la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales; c) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
d) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
e) Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular;
f) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos;
g) Dato público: Es aquel que no sea privado o sensible.
h) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
i) Oficial de Datos: Persona Natural o Jurídica, que por sí misma o en asocio con otros, se encarga de velar por la implementación efectiva de las políticas y procedimientos adoptados por ésta, para cumplir la norma de protección de datos personales, así como la implementación de buenas prácticas de gestión de datos personales dentro de la empresa;
j) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
k) Sistema Biométrico: Es una tecnología de seguridad que se basa en el reconocimiento de las características físicas e intransferibles de las personas. Es decir, es un método automatizado por medio del cual se puede de manera precisa, reconocer a un individuo con base en sus características físicas o de comportamiento; entre los tipos de identificación biométrica más utilizados se encuentran la huella digital, reconocimiento facial, de voz, de iris y patrón de venas de palma o dedo;
l) Sistema de Video Vigilancia: Los datos tratados mediante sistemas de Video Vigilancia serán preservados cumpliendo con todas las disposiciones legales que garanticen la privacidad de los mismos. La finalidad del sistema de video vigilancia consiste únicamente en resguardar la seguridad de la empresa y sus empleados;
m) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
n) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos;
o) Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país;
p) Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable;
CAPÍTULO I PRINCIPIOS ORIENTADORES
Los principios que se establecen a continuación, constituyen los parámetros generales que serán respetados por la empresa en los procesos de acopio, uso y tratamiento de datos personales.
a) Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos por la Empresa debe obedecer a una finalidad legítima de la cual debe ser informada al Titular;
b) Legalidad: El Tratamiento de Datos Personales en Colombia es una actividad reglada y por ende los procesos de negocios y destinatarios de este procedimiento deben sujetarse a lo dispuesto en esta Política;
c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan error;
e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de la Empresa en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de los datos que le conciernan;
f) Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados;
Solo serán cedidos a terceros que requieran estos datos para la prestación de algún servicio a COATS CADENA ANDINA S.A. que sea necesario y contenga la misma finalidad que le esté dando la Empresa a dichos Datos Personales. El Titular con su autorización, facultará a la Empresa de la misma manera a la transferencia y cesión de sus Datos Personales para las finalidades mencionadas en el presente documento;
g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de COATS CADENA ANDINA S.A. se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
CAPÍTULO II DEBERES Y DERECHOS
1. DEBERES DE COATS CADENA ANDINA S.A.
De conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, la Empresa se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con el tratamiento de datos personales:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;
k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
2. DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO
De conformidad con lo establecido en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, los Encargados del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley;
d) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley;
f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;
g) Registrar en la base de datos las leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente ley;
h) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
Parágrafo. En el evento en que concurran las calidades de Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento en la misma persona, le será exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada tratamiento de datos personales:
3. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN. De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a La Empresa, en su condición de responsable del tratamiento.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Empresa, en su condición de Responsable del Tratamiento.
c) Ser informado por la Empresa, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
CAPÍTULO III AUTORIZACIÓN
1. AUTORIZACIÓN. Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley, para el Tratamiento del Dato Personal se requiere la autorización previa y expresa del Titular, por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
No será requerida la autorización en los siguientes casos:
1.1. Cuando sea requerida por entidad pública o administrativa en cumplimiento de sus funciones legales, o por orden judicial.
1.2. Cuando se trate de Datos de Naturaleza Públicos
1.3. En casos de emergencia médica o sanitaria.
1.4. Cuando sea tratamiento de información autorizado por la Ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
1.5. Cuando se trate de Datos Personales relacionados con el Registro Civil de las personas.
2. FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN. La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que, de no haberse surtido una conducta de autorización del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos.
Con el procedimiento de autorización consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento del titular de los datos personales, tanto el hecho de que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, como que tiene la opción de conocer cualquier alteración a los mismos y el uso específico que de ellos se ha dado. Lo anterior con el fin de que el titular tome decisiones informadas con relación a sus datos personales y controle el uso de su información personal.
CAPÍTULO IV TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Las Actividades que constituyen Tratamiento de Datos Personales por parte de la Empresa, en calidad de responsable o Encargado del mismo, se regirán por los siguientes parámetros.
1. Tratamiento de Datos Personales de los visitantes, clientes potenciales y clientes.
COATS CADENA ANDINA S.A., informará a los visitantes, clientes potenciales y a sus clientes las políticas aplicables al Tratamiento de los Datos Personales que suministren en cumplimiento de la relación precontractual, contractual y pos contractual y solicitará la correspondiente autorización para la aplicación del Tratamiento a dicha información.
Las finalidades de la entrega de los Datos Personales suministrados a la Empresa, son: (i) ordenar, catalogar, clasificar, almacenar y separar la información suministrada para su fácil identificación, (ii) consultar, comparar y evaluar toda la información que se encuentre almacenada en las bases de datos de cualquier central de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituida, (iii) analizar, procesar, evaluar, tratar o comparar la información suministrada, (iv) consulta en las listas para la prevención y el control de lavado de activos y financiación del terrorismo, (v) envío de información de interés y de invitaciones a eventos programados por la Empresa, (vi) dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y a las órdenes de autoridades judiciales, administrativas o entidades privadas en ejercicio de servicios públicos, en caso de que la Empresa contrate plataformas basadas en tecnología en la nube, los datos podrán ser transferidos a los países donde se encuentren los centros de datos del proveedor del servicio, (vii) en caso de utilizar esta tecnología, podrá entregar los Datos Personales al proveedor quién actuará como Encargado del Tratamiento de los mismos, (viii) emisión de certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la Empresa, (ix) entrega de los Datos Personales a terceros a quienes se les encargue el Tratamiento de los mismos. (x) Para consultar, solicitar, suministrar, reportar, procesar y divulgar toda la información que se refiere al comportamiento crediticio, financiero, comercial y de servicios a las centrales de información y/o a cualquier otra base de datos con los mismos fines o a quien represente los derechos de estas.
2. Tratamiento de Datos Personales de Proveedores y Contratistas
COATS CADENA ANDINA S.A., informará a los proveedores y contratistas las políticas aplicables al Tratamiento de los Datos Personales que éstos suministren en cumplimiento de la relación contractual y solicitará la correspondiente autorización para la aplicación del Tratamiento a dicha información.
Las finalidades del Tratamiento de los Datos Personales suministrados por los proveedores y contratistas de la Empresa, son: (i) ordenar, catalogar, clasificar, almacenar y separar la información suministrada por los proveedores para su fácil identificación, (ii) consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre el proveedor se encuentre almacenada en las bases de datos de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituida, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera, o cualquier base de datos comercial o de servicios que permita establecer de manera integral el comportamiento que como proveedor, usuario, cliente, garante, endosante, contribuyente y/o como titular de servicios financieros, comerciales o de cualquier otra índole, (iii) analizar, procesar, evaluar, tratar o comparar la información suministrada por los proveedores, (iv) consultas en las listas para prevención y control de lavado de activos y financiación del terrorismo, (v) envío de información de interés y de invitaciones a eventos programados por la Empresa, (vi) dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y a las órdenes de autoridades judiciales, administrativas o entidades privadas en ejercicio de servicios públicos, en caso de que Empresa contrate plataformas basadas en tecnología en la nube, los Datos podrán ser transferidos a los países donde se encuentren los centros de datos del proveedor del servicio, (vii) en caso de utilizar esta tecnología, podrá entregar los Datos Personales al proveedor quién actuará como Encargado del Tratamiento de los mismos, (viii) emisión de certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la Empresa, y (ix) entrega de los Datos Personales a terceros a quienes se les encargue el Tratamiento de los mismos.
3. Datos Personales relacionados con la Gestión del Recurso Humano
a) Tratamiento de Datos antes de la relación laboral:
COATS CADENA ANDINA S.A. informará, de manera anticipada a las personas interesadas en participar en un proceso de selección, las reglas aplicables al Tratamiento de los Datos Personales que suministre el interesado, así como respecto de aquellos que se obtengan durante el proceso de selección, y solicitará la correspondiente autorización para la aplicación del Tratamiento a sus Datos Personales.
Cuando la empresa contrate procesos de selección de personal con terceros regulará en los contratos el Tratamiento que se deberá dar a los Datos Personales entregados por los interesados, así como la destinación de la información personal obtenida del respectivo proceso.
La finalidad del tratamiento de los datos suministrados por los interesados en las vacantes de la Empresa y la información personal obtenida del proceso de selección, se limita a: (i) clasificación, almacenamiento, archivo de los Datos Personales, (ii) entrega de la información a terceros encargados de los procesos de selección, (iii) verificar, comparar, evaluar las competencias laborales y personales de los prospectos respecto de los criterios de selección de COATS CADENA ANDINA S.A, (iv) en caso de que la empresa contrate plataformas basadas de tecnología en la nube, los Datos podrían ser transferidos a los países donde estén los centros de datos del servicio y entregados al tercero encargado del Tratamiento de los Datos Personales, y (v) cumplir con deberes legales a los que está obligada la Empresa.
COATS CADENA ANDINA S.A. podrá consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre el aspirante al cargo se encuentre almacenada en las bases de Datos de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituida, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera, o cualquier base de Datos comercial o de servicios que permita establecer de manera integral el comportamiento que como proveedor, usuario, cliente, garante, endosante, contribuyente y/o como titular de servicios financieros, comerciales o de cualquier otra índole.
Los Datos Personales de carácter sensible que se puedan obtener de un proceso de selección de personal, serán protegidos a través de adecuadas medidas de seguridad.
b) Tratamiento de datos durante la relación laboral:
COATS CADENA ANDINA S.A. informará las reglas aplicables al Tratamiento de los Datos Personales que suministren los Colaboradores y solicitará la correspondiente autorización para la aplicación del tratamiento a sus Datos Personales.
El uso de la información de los empleados para fines diferentes a la administración de la relación contractual, está prohibido en COATS CADENA ANDINA S.A. El uso diferente de los datos e información personal de los colaboradores solo procederá por orden de autoridad competente, siempre que en ella radique tal facultad. Corresponderá a la Empresa evaluar la competencia y eficacia de la orden de la autoridad competente, con el fin de prevenir una cesión no autorizada de Datos Personales.
Las finalidades del tratamiento de los Datos Personales suministrados por los colaboradores de la Empresa, son: (i) dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y las órdenes de autoridades judiciales, administrativas o entidades privadas en ejercicio de servicios públicos, (ii) clasificación, almacenamiento, archivo de los Datos Personales, (iii) entrega de la información a terceros encargados de procesos de evaluación, entrenamiento, certificación, y demás procesos requeridos en el desarrollo de la relación contractual, (iv) verificar, comparar, evaluar las competencias laborales y personales de los colaboradores, (v) en caso de que la Empresa contrate plataformas basadas en tecnología en la nube, los datos podrán ser transferidos a los países donde se encuentren los centros de Datos del proveedor del servicio, (vi) en caso de utilizar esta tecnología, podrá entregar los Datos Personales al proveedor quién actuará como Encargado del Tratamiento de los mismos, (vii) emisión de certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la Empresa, (viii) envío de información a cajas de compensación, AFP, ARL, (ix) entrega de Datos Personales a proveedores para programas de bienestar laboral, y (x) envío de información de interés.
COATS CADENA ANDINA S.A. podrá consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre el empleado se encuentre almacenada en las bases de datos de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituida, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera, o cualquier base de datos comercial o de servicios que permita establecer de manera integral el comportamiento que como proveedor, usuario, cliente, garante, endosante, contribuyente y/o como titular de servicios financieros, comerciales o de cualquier otra índole.
c) Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes:
En cumplimiento de las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y el capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015. El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y cuando dicho Tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:
Todo responsable y encargado involucrado en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos. Para este fin deberán aplicarse los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015.
4. Tratamiento de Datos Personales de accionistas
Los datos e información personal de las personas naturales que llegaren a tener la condición de accionista de COATS CADENA ANDINA S.A., se considerará información reservada, pues la misma está registrada en los libros de comercio y tiene el carácter de reserva por disposición legal.
COATS CADENA ANDINA S.A., solicitará autorización para efectuar el tratamiento de la información de los accionistas para las finalidades derivadas de la relación estatutaria existente tales como: (i) ejercicio de derechos de pago de dividendos, convocatoria a las reuniones de asamblea general de accionistas), (ii) envío de información de interés y de invitaciones a eventos programados por la Empresa, (iii) emisión de certificaciones, (iv) dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y las órdenes de autoridades judiciales, administrativas o entidades privadas en ejercicio de servicios públicos.
En cuanto a la información solicitada por COATS CADENA ANDINA S.A., a través de las autorizaciones en los formatos de vinculación sobre socios y accionistas de clientes y proveedores (nacionales e internacionales), cabe aclarar que cada Representante Legal declara que la sociedad cuenta con la autorización para el tratamiento de los datos personales de las personas naturales (accionistas/socios), de quienes a través de dicha autorización y/o a futuro y a través de cualquier medio estén suministrando información a COATS CADENA ANDINA S.A., y así mismo se declara como el único responsable de ello.
5. Tratamiento de Datos Personales de la comunidad en general
La recolección de datos de personas naturales que COATS CADENA ANDINA S.A., trate en desarrollo de acciones relacionadas con la comunidad, se sujetará a lo dispuesto en esta política. Para el efecto, previamente COATS CADENA ANDINA S.A., informará y obtendrá la autorización de los titulares de los datos en los documentos e instrumentos que utilice para el efecto y relacionados con estas actividades.
En cada uno de los casos antes descritos, las áreas de la Empresa que desarrollen los procesos de negocios en los que se involucren datos de carácter personal, deberán considerar en sus estrategias de acción la formulación de reglas y procedimientos que permitan cumplir y hacer efectiva la norma aquí adoptada, además de prevenir posibles sanciones legales.
CAPÍTULO V PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIÓN
Responsable de la atención, consultas y reclamos: COATS CADENA ANDINA S.A., en desarrollo de sus competencias institucionales, recolecta información de distinto orden a través de todos sus canales de atención (escrito, presencial, telefónico y virtual), durante los horarios laborales de lunes a viernes.
Canales de Atención de Consultas y Reclamos: Para realizar peticiones, consultas o reclamos con el fin de ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos o revocar la autorización otorgada, el Titular o pueden utilizar cualquiera de los siguientes canales de comunicación:
| CANALES Y MEDIOS DE ATENCIÓN A CONSULTAS Y RECLAMOS | |
| Presencial | Avenida Santander #5E-87 Barrio Kennedy- Pereira/Risaralda. |
| Telefónico | Línea Gratuita Nacional: 018000944633 y en la ciudad de Pereira (6) 3398200 |
| Virtual | Correo electrónico autorizado: erika.ortiz@coats.com |
Oficial de Datos | Erika Andrea Ortiz R. |
COATS CADENA ANDINA S.A., en cumplimiento de las disposiciones constitucionales y legales de protección de Datos Personales, pone en conocimiento de los interesados el siguiente procedimiento:
1. El Titular del Dato y/o su representante, acreditará esta condición mediante copia del documento pertinente y de su documento de identidad, que podrá suministrar por medio físico o por correo electrónico si los documentos han sido digitalizados. En caso de que el Titular esté representado por un tercero deberá allegarse el respectivo poder, el cual deberá tener reconocimiento del contenido ante Notario. El apoderado deberá igualmente acreditar su identidad en los términos sindicados.
2. La solicitud para ejercer cualquiera de los derechos mencionados deberá hacerse por escrito sea este físico o por correo electrónico si los documentos han sido digitalizados. Dicha solicitud podrá dirigirse a la dirección principal en Pereira Avenida Santander No.5E-87 barrio Kennedy, o a los correos electrónicos habilitado por la Empresa para el ejercicio del Habeas Data erika.ortiz@coats.com y COATS CADENA ANDINA S.A., podrá disponer de otros medios para que el Titular de los Datos Personales ejerza sus derechos.
3. Para consultas acerca de información relacionada con los procedimientos el titular puede comunicarse en Pereira al teléfono (6) 3398200 o a la línea nacional de atención al cliente 01 8000 944633.
4. La solicitud de ejercicio de cualquiera de los derechos mencionados contendrá la siguiente información:
a) Nombre del Titular del Dato Personal, y de sus representantes, de ser el caso.
b) Petición concreta y precisa de información, actualización, rectificación o revocatoria del consentimiento y/o supresión del dato. En cada caso la petición deberá estar razonablemente fundamentada para que la Empresa proceda como responsable del tratamiento de la base de Datos a dar respuesta.
c) Dirección física y/o electrónica para notificaciones.
d) Documentos que soportan la solicitud conforme lo indicado en numerales anteriores.
e) Firma de la solicitud por parte del Titular del Dato Personal.
Si faltare alguno de los requisitos aquí indicados, COATS CADENA ANDINA S.A., así lo comunicará al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la solicitud, para que los mismos sean subsanados, procediendo entonces a dar respuesta a la solicitud de Habeas Data presentada. Si transcurridos dos (2) meses sin que presente la información requerida, se entenderá que se ha desistido de la solicitud. COATS CADENA ANDINA S.A, podrá disponer de formatos físicos y/o digitales para el ejercicio de este derecho y en ellos indicará si se trata de una consulta o de un reclamo del interesado.
La Empresa, cuando sea Responsable del Tratamiento de la base de Datos Personales contenidos en sus sistemas de información, dará respuesta a la solicitud en el término de diez (10) días hábiles si se trata de una consulta; y de quince días (15) días hábiles si se trata de un reclamo. En igual término se pronunciará la Empresa cuando verifique que en sus sistemas de información no tiene Datos Personales del interesado que ejerce alguno de los derechos indicados.
En caso de consultas, si no fuere posible dar respuesta dentro del término de diez (10) días hábiles, se informará al interesado los motivos de demora y la fecha en la que se atenderá el reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
En caso de reclamos, si no fuere posible dar respuesta dentro del término de quince (15) días hábiles, se informará al interesado los motivos de demora y la fecha en la que se atenderá el reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
COATS CADENA ANDINA S.A., documentará y almacenará las solicitudes realizadas por los titulares de los datos o por los interesados en ejercicio de cualquiera de los derechos, así como las respuestas a tales solicitudes.
ir a la Superintendencia de Industria y Comercio en ejercicio de las acciones legales contempladas para los Titulares de Datos o interesados, se deberá agotar previamente el trámite de consultas y/o reclamos aquí descrito.
CAPÍTULO VI SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
1. MEDIDAS DE SEGURIDAD. En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, la Empresa adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
2. IMPLEMENTACIÓN DE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD. La Empresa mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y los sistemas de información. El procedimiento deberá considerar, como mínimo, los siguientes aspectos:
CAPÍTULO VII SUMINISTRO, TRANSMISIÓN E INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN CON TERCEROS
COATS CADENA ANDINA S.A, exclusivamente para el desarrollo de sus funciones legales, podrá transmitir a los operadores de los distintos programas de atención, datos personales que haya recolectado y tenga bajo su custodia, quienes suscribirán un contrato de transmisión de datos o un compromiso de confidencialidad en los términos del artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015.
Eventualmente, COATS CADENA ANDINA S.A en aplicación de los principios de coordinación y colaboración establecidos en la Constitución Política, intercambiará información que contenga datos personales con las entidades públicas que así lo soliciten y hagan uso de la misma para el cumplimiento de sus funciones legales, para la compañía suscribirá acuerdos en los cuales, se garantice la seguridad de la información, confidencialidad y las condiciones de uso, sin que sea necesario la autorización del titular de acuerdo al literal a) del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
CAPÍTULO VIII TRATAMIENTO DE DATOS BIOMÉTRICOS CON FINES DE CONTROL DE ACCESO Y SEGURIDAD, CONTROL DE TIEMPOS Y SISTEMA DE VIDEO VIGILANCIA.
El tratamiento de datos sensibles incluye la recolección de información de los colaboradores mediante sistemas biométricos, ya sea en el reconocimiento facial, captura de huellas digitales o diferentes tipos, según lo explicado en la definición. La ley establece que ninguna actividad, servicio y/o similar, podrá estar condicionado a que el titular suministre datos personales sensibles. Por lo anterior, contamos con todos los mecanismos para obtener la autorización del titular para el tratamiento solicitado de acuerdo con lo requerido por la Ley y con las medidas de seguridad que procuran la confidencialidad de los datos que conoceremos y/o recolectaremos.
Finalidad
Las finalidades específicas para el tratamiento de datos recolectados mediante sistemas biométricos a través de la captura de la huella dactilar, reconocimiento facial o los diferentes tipos, serán tratados con el único fin de controlar el ingreso de empleados a la compañía y hacer control de tiempo.
Los sistemas de Video Vigilancia implican la recopilación de imágenes de personas, es decir, de datos personales (sensibles) de acuerdo con la redefinición contenida en la Ley 1581 de 2012, y en consecuencia el manejo o Tratamiento de datos personales deben ser observados bajo los principios de legalidad, finalidad, libertad, calidad, veracidad, seguridad, confidencialidad, acceso, circulación restringida y transparencia, contenidos en el Régimen de Protección de Datos Personales en Colombia.
Por esta razón, esta Política de Tratamiento de Datos Personales permite instrumentar los procedimientos de recolección y tratamiento de datos personales para efectos de garantizar el control, parametrización y trazabilidad de los sistemas de monitoreo por Video Vigilancia.
Los datos tratados mediante sistemas de Video Vigilancia serán preservados cumpliendo todas las disposiciones legales que garanticen la privacidad de los mismos. En este sentido, el suministro de éstos podrá estar restringido o limitado para efectos de resguardar la privacidad o por motivos de seguridad.
Finalidad
Las finalidades específicas para el tratamiento de datos recolectados mediante sistemas de video vigilancia serán las siguientes:
Cada cámara de seguridad que se encuentre instalada en COATS CADENA ANDINA S.A., cuenta con un aviso de privacidad, el cual informa a todos los usuarios, visitantes y empleados que se encuentra grabando y monitoreando para fines de seguridad y los contenidos en la presente Política. Es por esta razón, que los titulares de la información dan su autorización mediante conductas inequívocas, las cuales permiten concluir a los responsables que se otorgó la autorización, pues se comunica previamente a las personas que van a ingresar a un establecimiento que sus imágenes van a ser captadas, conservadas o usadas de cierta manera y, conociendo tal situación, los titulares ingresan al establecimiento.
CAPITULO IX: HÁBEAS DATA FINANCIERO (LEY 1266 DE 2008).
La Ley 1266 de 2008, también conocida como Ley de Hábeas Data Financiero, se aplica a todos los datos personales financieros, crediticios, comerciales y de servicios registrados en un banco de datos utilizados por La CCSM. En este sentido, la aplicación de esta ley está encaminada a regular el uso de esa información por parte de COATS CADENA ANDINA S.A., como fuente de información.
Ámbito De Aplicación: La Ley de habeas data financiero protege a los titulares de la información cuando esta haya sido recogida en una base de datos, por lo que, todos los titulares de la información podrán ejercer el derecho de hábeas data frente a la empresa (fuente de información) o entidad que posea la información, de manera directa y gratuita.
Derechos De Los Titulares De La Información: Cuando una persona posee la calidad de titular de la información y considere que sus datos publicados no son veraces, no están completos, no están actualizados o no son comprobables, puede acudir ante la fuente (la entidad que realiza el reporte ante la central de riesgos) o directamente ante la central de riesgos, explicando las razones por las cuales considera que deben ser rectificados, actualizados o eliminados.
Los principales derechos que tienen los titulares de la información son los de conocer, actualizar, rectificar y eliminar sus datos personales que han sido recolectados por las fuentes de la información, administrados por los operadores y consultados por los usuarios.
Igualmente tiene derecho a:
Deberes De COATS CADENA ANDINA S.A Como Fuente De Información:
Tiempo De Permanencia Del Reporte Negativo Ante El Operador: Se debe tener en cuenta que cuando el titular de la información se pone al día con sus obligaciones pendientes, el dato negativo no se elimina inmediatamente.
Por lo anterior, el término de permanencia del reporte ante el operador conforme lo ha establecido la Ley, será:
Procedimiento Para Trámite De Consultas y Reclamos.
Los titulares de la información o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular, ante COATS CADENA ANDINA S.A, cumpliendo en siguiente procedimiento:
Los titulares de la información o sus causahabientes que consideren que la información que reposa en las bases de datos, debe ser objeto de corrección o actualización podrán presentar un reclamo ante COATS CADENA ANDINA S.A., el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
CAPITULO X: DISPOSICIONES FINALES
1. ROLES Y RESPONSABILIDADES EN EL CUMPLIMIENTO DE LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES. La responsabilidad en el adecuado Tratamiento de Datos Personales al interior de COATS CADENA ANDINA S.A., está en cabeza de todos los colaboradores encargados de recepcionar y/o manejar información de datos personales y administradores.
En consecuencia, al interior de las áreas que den tratamiento a Datos Personales, se deberán adoptar las reglas y procedimientos para la aplicación y cumplimiento de la presente política, dada su condición de encargados y/o responsables del tratamiento de los Datos Personales contenidos en los sistemas de información y las bases de datos de la Empresa.
| Rol | Cargo | Responsabilidad |
| Oficial de Tratamiento de Datos personales | Oficial de Cumplimiento | Recibir y direccionar todos los requerimientos con relación a tratamiento de datos.Actualizar y aclarar las comunicaciones externas para explicar las políticas de tratamiento de datos.Revisar las políticas siguiendo los resultados de auditorías o evaluaciones. |
| Analista Jr Tratamiento Datos Personales RR. HH | Analista de Nómina y Relaciones Laboral | Responsable del adecuado tratamiento de datos personales y encargado de tratamiento de datos de colaboradores, contratistas, excolaboradores y grupo familiar. |
| Analista Jr Tratamiento Datos Personales Procurement | Analista de Procurement – Transaccional | Responsable del adecuado tratamiento de datos personales y encargado de tratamiento de datos de proveedores y contratistas. |
| Analista Jr Tratamiento Datos Personales HSQ | Analista Gestión Calidad | Responsable del adecuado tratamiento de datos personales relacionados con calidad, salud y seguridad encargado de tratamiento de datos de colaboradores y excolaboradores. |
| Analista Jr Tratamiento Datos Personales Clientes | Coordinadora de Información de Ventas.Coordinadora O2C. | Responsable del adecuado tratamiento de datos personales y encargado de tratamiento de datos de clientes |
2. PROHIBICIONES
En desarrollo de esta política, se establecen las siguientes prohibiciones y sanciones como consecuencia de su incumplimiento.
a) Se prohíbe el acceso, uso, gestión, cesión, comunicación, almacenamiento y cualquier otro Tratamiento de Datos Personales de carácter sensible sin autorización del Titular del Dato personal y/o de COATS CADENA ANDINA S.A.
El incumplimiento de esta prohibición por parte de los Colaboradores de la Empresa será considerado como falta grave, que dará lugar a la terminación de la relación laboral. Lo anterior, sin perjuicio de las acciones legales adicionales a que haya lugar.
El incumplimiento de esta prohibición por parte de los proveedores que contraten con COATS CADENA ANDINA S.A, será considerada como causa grave para dar terminación al contrato, sin perjuicio de las acciones adicionales a que haya lugar.
b) COATS CADENA ANDINA S.A., prohíbe la cesión, comunicación o circulación de Datos Personales, sin el consentimiento del titular del dato o sin autorización de la Empresa.
c) COATS CADENA ANDINA S.A., prohíbe el tratamiento de Datos Personales de niños y adolescentes menores de edad, salvo autorización expresa de sus representantes legales.
3. VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS. Dependiendo del tipo de información almacenada en cada base de datos reportada se tendrá en consideración el tiempo de vigencia.
4. VIGENCIA. El presente documento rige desde el 20 de Julio de 2013 y la actualización de esta política tendrá vigencia a partir del 16 de Septiembre de 2021.